Quartura

Informations juridiques

Accord de traitement des données

Accord standard selon l'article 28 du RGPD.

Version 1.0, 12/10/2026

En bref

  1. En tant qu'employeur, vous êtes responsable des données de vos collaborateurs. JOENGNE BV les traite uniquement pour faire fonctionner Quartura, et uniquement selon vos instructions.
  2. Les données se trouvent dans l'Union européenne, chiffrées et cloisonnées par client. JOENGNE BV n'a pas accès à vos données sans votre accord préalable.
  3. En cas de fuite de données, vous êtes informé au plus tard dans les 48 heures. Si vous arrêtez Quartura, vous pouvez encore exporter vos données pendant 30 jours. Ensuite, elles sont supprimées.

Article 1Parties

1.1Le présent accord de traitement est conclu entre :

  • le client, l'employeur qui utilise Quartura, ci-après « le client ». Le client est le responsable du traitement ;
  • JOENGNE BV, numéro d'entreprise BE 1034.324.064, ci-après « JOENGNE ». JOENGNE est le sous-traitant.

1.2Le présent accord suit l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il fait partie des conditions de Quartura.

Article 2Objet et durée

2.1JOENGNE traite des données à caractère personnel pour le compte du client, afin de fournir Quartura.

2.2L'accord court tant que le client utilise Quartura. L'article 13 règle ce qu'il advient ensuite des données.

Article 3Nature et finalité du traitement

3.1Quartura est une application d'enregistrement du temps. JOENGNE traite les données uniquement pour ces finalités :

  • l'enregistrement du temps ;
  • les régimes de travail ;
  • les congés et les absences ;
  • les rapports et l'export pour le calcul des salaires.

Article 4Personnes concernées et données

4.1Le traitement porte sur ces personnes (les personnes concernées) :

  • les travailleurs et collaborateurs du client ;
  • les utilisateurs désignés par le client.

4.2Quartura traite ces catégories de données :

  • données d'identification et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de personnel ;
  • données sur la relation de travail : équipe, site, régime, périodes de contrat ;
  • temps de travail : début, fin, pauses, totaux journaliers et le lieu que le collaborateur choisit lui-même (bureau, domicile, en déplacement, client). Quartura n'utilise pas de GPS ;
  • congés et absences ;
  • soldes ;
  • données de connexion : clés d'accès (uniquement la clé publique) et sessions ;
  • un journal des modifications.

4.3Catégorie particulière : données de santé. Lorsqu'un certificat médical est téléversé, il contient des données de santé. Un certificat n'est visible que par le collaborateur lui-même ainsi que par le propriétaire et les administrateurs de l'organisation. Il est supprimé automatiquement 12 mois après la fin de l'absence.

Article 5Instructions du client

5.1JOENGNE traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du client. Ces instructions figurent dans le présent accord et dans les conditions de Quartura.

5.2Si la loi oblige JOENGNE à traiter des données d'une autre manière, JOENGNE en informe le client au préalable, sauf si la loi l'interdit.

5.3Si JOENGNE estime qu'une instruction enfreint le RGPD, JOENGNE en informe immédiatement le client.

Article 6Confidentialité

6.1Toute personne qui a accès, chez JOENGNE, aux données à caractère personnel du client est tenue à la confidentialité.

Article 7Mesures techniques et organisationnelles

7.1JOENGNE protège les données à caractère personnel par ces mesures :

  • hébergement dans l'Union européenne ;
  • connexions chiffrées (HTTPS) ;
  • une base de données chiffrée et non accessible publiquement ;
  • séparation des données par client au niveau de la base de données (row level security) ;
  • connexion sans mot de passe, via un lien à usage unique ou une clé d'accès. Une clé d'accès est obligatoire pour les actions d'administration sensibles ;
  • rôles et droits par organisation ;
  • un journal des modifications inaltérable (audit trail) ;
  • sauvegardes quotidiennes dans une autre région ;
  • aucun cookie publicitaire ou de suivi ;
  • accès de JOENGNE aux données d'un client uniquement avec l'accord préalable de ce client, de manière temporaire et journalisée. Cette fonction est encore à venir. Aujourd'hui, la gestion de la plateforme n'a aucun accès aux données des clients.

7.2JOENGNE aide le client à respecter ses propres obligations en matière de sécurité.

Article 8Sous-traitants ultérieurs

8.1Le client donne à JOENGNE une autorisation générale préalable de faire appel à des sous-traitants ultérieurs. La liste à jour figure sur la page Sous-traitants ultérieurs.

8.2Si JOENGNE ajoute ou remplace un sous-traitant ultérieur, JOENGNE en informe le client au moins 30 jours à l'avance. Pendant ce délai, le client peut s'y opposer.

8.3JOENGNE impose à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations en matière de protection des données que celles du présent accord.

Article 9Droits des personnes concernées

9.1JOENGNE aide le client à répondre aux demandes des personnes concernées, par exemple pour consulter, rectifier ou effacer leurs données.

9.2Quartura y contribue déjà : les collaborateurs peuvent télécharger leurs propres données, et le client peut modifier et archiver des données.

Article 10Violations de données

10.1Si JOENGNE découvre une violation de données à caractère personnel (une fuite de données), JOENGNE en informe le client dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures après sa découverte.

10.2La notification contient les informations de l'article 33, paragraphe 3 du RGPD :

  • la nature de la violation, si possible avec les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et de données ;
  • le nom et les coordonnées d'un point de contact ;
  • les conséquences probables ;
  • les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation et en limiter les conséquences.

10.3Si toutes les informations ne sont pas disponibles immédiatement, JOENGNE les fournit dès qu'elles sont connues.

Article 11Analyse d'impact relative à la protection des données

11.1Si le client doit réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) ou consulter à ce sujet l'Autorité de protection des données, JOENGNE l'aide en fournissant les informations nécessaires.

Article 12Audits

12.1JOENGNE met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer que JOENGNE respecte le présent accord.

12.2Le client peut faire réaliser un audit, y compris sur place. Un audit sur place est aux frais du client et est annoncé avec un délai préalable raisonnable.

Article 13Fin de l'accord

13.1Après la fin de l'accord, le client peut encore exporter ses données pendant 30 jours. Ensuite, JOENGNE supprime les données.

13.2Les sauvegardes expirent selon leur durée de conservation.

Article 14Responsabilité

14.1Pour la responsabilité, les conditions générales de Quartura s'appliquent. Elles seront publiées prochainement.

Article 15Droit applicable

15.1Le présent accord est régi par le droit belge.

Article 16Contact

16.1Une question sur cet accord ou sur le traitement des données à caractère personnel ? Utilisez le formulaire de contact sur www.quartura.be.

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